La gestion de contenu – A quel prix ?
Dans son article « Content Management – what are the real cost savings », 
JoAnn Hackos pose le problème : vous avez obtenu l’accord du management pour une migration vers DITA. Votre Business case a démontré les économies potentielles.
Les coûts de la migration
Le challenge, maintenant, est de bien suivre la migration et les coûts : pas question de laisser dériver les marges, sans pouvoir suivre l’évolution des bénéfices.
Quatre niveaux d’économies vous fourniront un cadre.
Il s’agit de 4 pistes à suivre pour évaluer vos réductions de coûts.
Niveau 1 – Réduction des coûts de publication
Au niveau de la publication, on englobe l’édition sous différents formats : pdf, aide-en-ligne, sur mobile, page web, etc. et la publication en plusieurs langues.
En effet, les coûts de PAO peuvent fortement influer sur le coût final : pensez, par exemple, au formatage en plusieurs langues. N’oubliez pas, non plus, d’inclure le coût du traitement des illustrations lorsque vous devez les retravailler pour cause d’inclusions de texte. Oui, c’est très joli… Mais ça représente alors jusqu’à 50 % du coût de la traduction …
L’argent gaspillé en formatage !…
Basez la réduction de coûts sur la diminution du temps passé par les rédacteurs à mettre en page le document avant de migrer vers DITA : faites une analyse sérieuse et détaillée du temps passé à formatter votre texte.
- Incluez le coût d’acquisition du ou des logiciels de mise en page
- Ajoutez le coût de mise en page des traduc tions
- Chiffrez les gains obtenus par l’automatisation des traductions de légendes et l’inclusion de textes dans les illustrations
- Ne manquez pas d’inclure les coûts d’acquisition de nouveaux logicielx et du temps passé par votre équipe de rédaction à se familiariser avec ce nouveau produit.
Niveau 2 – La stratégie de ré-utilisation
Il ne s’agit pas simplement d’éliminer les contenus redondants, mais d’avoir une vue plus large sur la stratégie de contenus qui nécessite des changements de processus. Les nouveaux outils ne forcent pas à améliorer les pratiques !
A la base, il faut inclure le stockage du contenu « standard », tel que la page de titre, les avertissements –s’ils sont vraiment nécessaires-, et les types d’instructions standard dans des fichiers aisément accessibles.
Ceci augmente la cohérence de la documentation, mais permet aussi de réduire les coûts de traduction : on ne traduit qu’une fois, alors que l’on peut ré-utiliser à l’infini.
Répétez, répétez… il en reste quelque chose !
Avec DITA, vous pouvez éliminer tout type de redondance et bien gérer les publications conditionnelles.
La bonne méthode consiste à créer des modèles de topics de base qui, reliés à un choix de variations, vous permettront d’éliminer le copier-coller et de réduire la prolifération de quasi-duplications (vous savez, lorsque l’on dit et répète la même chose, à une expression près… Est-ce que cela intéresse vraiment votre utilisateur final ?)
Niveau 3 – Développer votre stratégie
Vous pouvez maintenant développer votre stratégie :
- suivez les » best practices » en rédaction en utilisant le modèle de rédaction structurée et en développant un environnement de rédaction collaborative et dûment planifiée.
Sans modèles ni guide rédactionnel, vous ouvrez la porte aux irrégularités.
Vous devez également nommer un « information architect » qui sera chargé de la mise à jour du modèle 
de rédaction et constamment à la recherche d’améliorations, en recherchant les véritables attentes des clients et en proposant de meilleures options plus ciblées ‘utilisateurs’.
Cet ‘information architect’ sera également chargé de suivre la productivité de l’équipe rédactionnelle. Il s’agit de suivre le temps passé à créer des topics, créer un outil de calcul d’interdépendances pour permettre d’évaluer les différences entre les topics , vous pouvez répertorier les amélioration de productivité sur la durée et par type de projet.
Vous pouvez également ajouter les chiffres concernant le nombre de mots utilisés (et la diminution) en particulier grâce au minimalisme et à la normalisation . Cela vous permettra de fournir des chiffres éloquents à votre management.
Niveau 4 – Le minimalisme
En appliquant les règles du minimalisme, on obtient une réduction de contenu parce que le rédacteur se focalise sur les vrais besoins de l’utilisateur. Par là-même, il élimine le contenu que les utilisateurs ne vont jamais utiliser.
Par exemple, une entreprise s’est fixée, comme objectif pour 2013, de réduire le nombre de topics de 50 %. A l’opposé, en conservant toute cette masse d’information, on oblige l’utilisateur à perdre du temps à chercher l’information pertinente, noyée dans la masse.
…et la révision / relecture
Pensez également au temps passé à réviser/relire le contenu : avec vos topics, vous ne faites pas relire le texte plusieurs fois : une seule fois suffit.
Une fois que le topic est approuvé, il peut être réutilisé sans nécessiter de relecture !
Prenez donc le temps d’évaluer et mesurer votre activité (l’évolution du projet). Cela augmentera, de manière décisive, votre CREDIBILITE !
Illustrations en SVG : pour quoi faire ?
Basé sur XML, SVG (Scalable Vector Graphics) permet d’indexer, compresser et adapter les illustrations.
C’est un standard Open source développé par le W3C consortium qui s’avère fort utile pour les rédacteurs adeptes du langage XML.
Voici ce qu’en pense notre collègue Paul Coinaud, qui a accepté d’être l’invité du blog.
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La localisation d’illustrations techniques et la question du SVG
Lorsque vient l’étape de la traduction de vos contenus, le problème de la localisation des illustrations fait surface tôt ou tard (tôt, c’est mieux).
Documentation sans paroles
Si vous rédigez des documentations techniques comme un grand fabricant de meubles suédois, alors pas de problème. Vous vous affranchissez de toute problématique de traduction et localisations puisque ces documents ne sont composés que de schémas exempts de texte.
Copies d’écran ?
Si vous documentez des applications logicielles, vous n’échapperez sans doute pas à la fastidieuse tâche de capture d’écrans en toutes langues. Qui plus est, vous allez devoir le faire rapidement, puisque vos traducteurs en auront besoin pour traduire la documentation en contexte. Ce qui implique alors que ces mêmes traducteurs ont déjà localisé les interfaces.
Schémas techniques
Autre cas de figure, et c’est aux rédacteurs qui se reconnaitront ici que s’adresse cet article, vous êtes dans un secteur industriel, et vos documents comportent des schémas techniques, des représentations plus ou moins simples de l’environnement à documenter. Ces schémas contiennent très probablement du texte (cotes, légendes, descriptions, etc.).
Un format d’image fait pour vous !
Le SVG (Scalable Vector Graphics) est un format d’image développé par le W3C et qui repose sur une 
architecture XML. Ce qui veut dire que ces images peuvent être créées dans un éditeur de texte, puisque non plus composées de pixels, mais de commandes numériques pouvant à loisir dessiner des formes plus ou moins complexes et intégrer du texte.
<?xml version= »1.0″ encoding= »utf-8″?>
<svg xmlns= »http://www.w3.org/2000/svg » version= »1.1″ width= »250″ height= »250″> <title>Machine ABC Packaging</title>
<desc>This drawing represents Machine ABC packaging details with dimensions and warnings.</desc>
<rect width= »100″ height= »80″ x= »0″ y= »70″ fill= »black » />
<text x= »180″ y= »60″>This side up</text>
<line x1= »5″ y1= »5″ x2= »250″ y2= »95″ stroke= »red » />
<text x= »180″ y= »60″>128 cm</text>
Exemple simplifié d’un fichier SVG</svg>
Bien sûr, personne ne va créer des images en tapant des lignes et des lignes de XML. De très bon outils gratuits, comme InkScape, sont faits pour ça. Vous dessinez, il code pour vous.
Vous aurez compris où je veux en venir. Plus la peine de multiplier les schémas dans des langues que vous ne maîtrisez pas, ou pire, donner à des utilisateurs des schémas qui ne sont pas dans leur langue natale.
En utilisant un éditeur SVG, vous pouvez créer (ou importer) vos graphiques dans ce format puis les envoyer à vos traducteurs qui vont alors uniquement analyser le contenu des balises <text> puis vous les rendre traduites.
SVG n’est pas la solution miracle, mais l’utiliser ne vous coûtera rien, et ne pourra qu’améliorer vos documentations techniques si elles contiennent des schémas avec du texte et qu’elles sont destinées à un public international.
Pour compléter votre information sur l’apprentissage SVG, jetez un oeil sur cette page destinée à guider vos premiers pas !
Interview de Tony Self lors de son passage à Brest
Tony Self, rédacteur technique senior, de l’université Swinburne en Australie , est venu faire une conférence à Brest au mois d’octobre. Ceci a été l’occasion pour Catriona Mc Hale de lui poser quelques questions sur l’évolution de la rédaction technique, et la culture de la « rédaction technique » en France.
Il y aborde également les formations dans le domaine de la rédaction technique proposées par l’UBO (Université de Bretagne Occidentale) et l’UHB (Université de Haute Bretagne).
DITA Europe 2012: 10 Gründe, NICHT teilzunehmen! (en germain aujourd’hui;-)
Content Management Strategies/DITA Europe 2012,
Frankfurt/Main, 12-13 November 2012
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1. DITA ? Kenne ich schon… das reicht.
- Sich mit dem DITA Open Toolkit zu beschäftigen reicht nicht, ein DITA-Projekt erfolgreich zu
Ms Dita von Teese (the other DITA)
führen.
- Manch einer hat sich schon die Zähne daran ausgebissen. Am besten informiert man sich vorher, und zwar ausführlich.
2. Frankfurt/Main ? Zu teuer, zu umständlich!
- Die Konferenz findet am Frankfurter Flughafen statt. Nicht sehr romantisch, zugegeben… aber äußerst praktisch !
- Teuer? Wie sieht es mit Ihrem Lebenslangen Ausbildungsprogram aus?
- Zwei Konferenztage sind immer günstiger als ein geplatzes DITA-Projekt!
3. Auf Englisch ?…gehört nicht zu meiner Stärke ;-(((
- Englisch, ja schon, aber bitte keinen akademischen Vortrag über Shakespeare!
- Es geht um Fachvorträge rund um DITA. Referenten sind Kollegen, die genauso wie Sie Englisch als 2. Sprache meistern. Die Diavorträge helfen, manche Missverständnisse zu beseitigen.
4. Ian Larner ? Wer ist das ? Ich stehe nicht so auf Heavy Metal…
Ian Larner ist ein DITA Experte: er war bei der Entwicklung der DITA-Architektur dabei.- DITA 1.2, DITA 1.3 sind sein tägliches Brot.
- Weil er vom Fach ist und bei IBM DITA entwickelt hat, wird er bei Ihren 1. Schritten sehr hilfreich sein… bei der Kaffeepause, beim Lunch oder einfach zwischendurch.
6. EU Maschinenrichtlinien, Pharmaindustrie, Going mobile, kontrollierte Sprache… ist nicht DITA-kompatibel!
- Sind Sie so sicher? In Sachen EU-Maschinenrichtlinien melden Sie sich bei Christian Kravogel :als OASIS-DITA – Machine Industry Mitglied hat er wohl ziemlich viel zu sagen.
- Pharmaindustrie und DITA dagegen ist die Stärke der Royal Pharmaceutical Society (Dienstag, den 13. November um 13.10 Uhr).
- Wenn es um Daten-Migration zur DITA geht, können Sie mit den Kollegen von SONY, Ericsson oder Nokia Kontakt aufnehmen.
7. Noch eine Konferenz!…
Ja, aber was für eine!… Echt international, europäisch und ausschließlich auf unsere Probleme und Erwartungen gerichtet. Es geht nur um DITA und CMS (nicht um Linguistik, Philosophie, oder Hieroglyphen).
- Noch wichtiger: ALLE Papiervorschläge wurden einzeln bewertet, aussortiert und anschließend im « One-to-one » Verfahren rezensiert. Somit können Sie sicher sein, Vorträge von hervorragender Qualität zu hören. Das nennt man « Value for money! »
8. DITA…Nee, ich muß mich noch weiter erkundigen.
- Aber alle sind schon da, die Fachleute! Insbesondere die Mitbegründer von DITA (IBM, CIDM) und auch die Entwickler, die sich freuen, mit Ihnen über Ihre Lösungen zu diskutieren: Oxygen, Ixiasoft, Componize, Simply XML, Antenna House, Mekon, usw.
- Alle Ihre Fragen bekommen in Frankfurt eine Antwort! Kein Zweifel!…
9. DITA ist kostspielig!
- DITA ist eher eine sehr vernünftige Investition: was halten Sie von einer Kostensenkung von 50 % oder Wiederverwendbarkeit von 80 %? Und das ist genau das Ziel bei DITA: Kostenreduzierung.
- Und Sie, wie weit sind Sie mit der Kostensenkung? Wussten Sie, dass Medtronics schon eine Wiederverwendungsrate von 90% erreicht hat?
10. DITA, … das funktioniert nicht!
- …Insbesondere, wenn man es nicht einmal versucht hat! oder wenn man unbedingt Solo arbeiten möchte!
- DITA läuft hervorragend bei Schlumberger, Nokia, RIM (Blackberry), SAP, Medtronics, usw.
Die Zusammenfassungen der Vorträge sind on-line!
Zur Anmeldung geht es ebenfals on-line!
Conférence DITA Europe (12-13 Nov. 2012) : 10 raisons de NE PAS y aller !
Content Management Strategies/DITA Europe 2012,
Francfort/Main, 12-13 Novembre 2012
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1. DITA ? Je connais… ca me suffit
- Avoir passé quelques heures sur le DITA Open Toolkit n’est probablement pas suffisant pour mener à bien un projet DITA. Nombreux sont ceux qui s’y sont cassé les dents.
DITA en japonais
- Avant de partir pour l’aventure, il est bon de se renseigner, d’étudier les écueils, les merveilles, les dérapages et les solutions
2. Francfort ? C’est trop loin, c’est trop cher
- Certes, c’est très éloigné de Tombouctou, mais de Paris, Strasbourg, Bruxelles ou Genève ?
- Avez-vous remarqué que la conférence est idéalement située près de l’aéroport de Francfort : pas de déplacement supplémentaire si vous choisissez l’avion, et liaison directe par la S-Bahn (RER) si vous venez par la gare principale (Hauptbahnhof).
- C’est cher ? Mais avez-vous pensé à utiliser le budget _formation continue_ de votre entreprise ? Etes-vous vraiment certain de ne pouvoir bénéficier des dispositions du DIF ?
- Deux jours de conférence sont toujours moins chers qu’un projet lancé tambour battant et abandonné en cours de route, après maints investissements.
DITA à Francfort
3. En anglais ?…ce n’est pas mon fort ;-(((
- Les conférences sont en anglais, soit. Mais il ne s’agit pas d’exposés sur les variations de l’emploi du subjonctif chez Shakespeare, mais de présentations orales doublées de diapositives.
- Les orateurs, dans la majorité, ne sont pas anglophones de naissance ; ils utilisent l’anglais comme _langue véhiculaire_, comme vous. Ils s’expriment donc très simplement et sont attentifs aux questions et hésitations du public.
- DITA Europe n’est pas un oral d’agrégation. Vos phrases -fussent-elles légèrement bancales- ne seront ni moquées, ni ignorées.Chacun d’entre nous fait des erreurs lorsqu’il s’exprime dans une autre langue que la sienne ; la conférence n’est pas le lieu d’une joute oratoire !
4. Ian Larner ? C’est qui ? Vous savez, moi, les stars Heavy Metal…
- Ian Larner, c’est plutôt un copain de DITA : il a participé à l’élaboration de l’architecture DITA. DITA 1.2, DITA 1.3, c’est son dada. Il possède si bien son sujet qu’il vous en facilite l’apprentissage.
Groupe de travail DITA OASIS
- Pour toute question pointue, c’est LUI qu’il faut voir. De nombreuses occasions de l’aborder : pauses cafés, pauses déjeûner, dîner « off »…
5. SONY, SAP, IBM, Adobe, Nokia, Ericsson…et alors ?
- Oui, il sont tous là pour vous parler de leurs expériences, leurs couacs, leurs réussites au moment de l’implémentation.
- Si eux ont réussi, pourquoi pas vous ?
6. Directive machine, pharmacie, support mobile, langue contrôlée,… ca ne marche pas avec DITA
- En êtes-vous bien sûr ? Question directive machine, voyez plutôt Christian Kravogel : il est membre du comité OASIS DITA – Machine Industry
- Pour la pharmacie, voyez l’expérience de la Royal Pharmaceutical Society. Pour la migration de votre documentation sur support mobile, voyez les collègues de SONY, Ericsson ou Nokia, etc.
7. Encore une conférence !…
- Certes, une conférence… mais celle-ci est véritablement internationale, européenne, axée sur nos besoins et nos problématiques.
- Les sujets ne traitent que de DITA, sa mise en place, sa rentabilité (pas de la philosophie existentielle qui sous-tend la linguistique saussurienne…). Du concret et du vécu.
- Et TOUTES les propositions d’interventions ont été évaluées, triées puis révisées/recadrées avant de pouvoir figurer dans la liste des présentations. Pas de mauvaises surprises. Vous en aurez pour votre argent !
8. Faut que je me renseigne sur DITA… je ne suis pas tout à fait au point.
- Justement, ils sont tous là, les experts ! Ceux qui sont à l’origine de DITA (IBM, CIDM) et ceux qui ont développés des solutions pour XML DITA : Oxygen, Ixiasoft, Componize, Simply XML, Antenna House, etc.
- Tous seront tout ouie pour traiter vos problèmes, répondre à vos questions…
9. DITA, c’est coûteux !
- DITA, c’est surtout goûteux ! Même savoureux lorsque que l’on annonce au management une belle réduction de coût de 50 % ou un taux de ré-utilisation de contenu de 80 % ! Et c’est le principal objectif de DITA : réduire les coûts.
- Et vous, où en êtes-vous dans la maîtrise des coûts de documentation ? Savez-vous que Medtronics annonce un taux de réutilisation de contenu de 90 % ?
10. DITA, ca ne marche pas !
- …surtout si l’on ne s’y met pas ! Ou alors si on y va tout seul !
- DITA ca marche pour Schlumberger, Nokia, RIM (Blackberry), SAP, Medtronics, et des centaines d’autres entreprises.
Le résumé des interventions est disponible en ligne, ainsi que le formulaire d’inscription.
Francfort vous attend !
Recruter un rédacteur technique : ingénieur ou rédacteur ?
Un ingénieur sinon rien ?
Trop souvent, le rédacteur technique qui se positionne sur le marché du travail s’entend répondre par le recruteur :
« Pour ce poste là, nous préférons un ingénieur. »
En voilà une idée qu’elle est bonne !
Un ingénieur est de facto un rédacteur (en général, l’ingénieur ne le sait pas qu’il est AUSSI rédacteur…)
Par contre, le recruteur, lui, il sait !
Face à ces (fausses) certitudes, que répondre ?
1. Premièrement, porter la discussion sur le job de l’ingénieur.
Le coût
Les compétences
Recrutement et compétences
Interroger également le recruteur sur la formation de l’ingénieur. Un recruteur s’arrête toujours sur les compétences et la formation des candidats, n’est-ce pas ?
C’est le moment, donc, de s’enquérir auprès du recruteur :
Le surcoût
En effet, pendant que l’ingénieur rédige (très souvent à contrecoeur : il n’aime pas cela), il n’effectue pas les tâches pour lesquelles il a été recruté.
La recherche de l’amélioration du produit, le suivi des évolutions technologiques, la mise en place des « Best practices », tout cela est abandonné pendant que l’ingénieur s’évertue à définir, par écrit, les processus d’utilisation du produit…
Ca commence à faire cher, n’est-ce pas ?
2. Deuxièment, se focaliser sur les compétences du rédacteur
C’est le moment de passer au coeur du métier de rédacteur.
Nombreux sont les rédacteurs qui ont
obtenu un Master 2 en Technical Communication. Leur polyvalence en fait de véritables professionnels multi-tâches.
Et l’ingénieur, lui,
C’est gênant, très gênant.
Non ? Alors là, effectivement, c’est un ingénieur !… pas un rédacteur !
Or, vous recrutez un _rédacteur_, cher recruteur…
La technique, c’est du domaine de l’ingénieur ! Point à la ligne.
Et c’est là où le recruteur vous attend, vous le rédacteur : vous ne connaissez pas la technique (c’est un produit à haute technicité’), donc vous ne pouvez pas faire la documentation.
Seul un ingénieur peut s’en occuper.
Le parachute avait été monté à l’envers sur le dos du siège du pilote. La documentation avait été confiée à des ingénieurs. Cela a coûté des _millions de dollars US_ du fait de l’immobilisation des avions (pour démonter et remonter les parachutes dans le bon sens).
Les ingénieurs n’avaient pas pensé à soigner leur procédure d’installation, si bien que les techniciens n’avaient pas les bonnes instructions. Première étape :
« 1. Tourner le siège de 180 ° avant de fixer le parachute ».
L’atterrissage par vents contraires dans la documentation Airbus
Toujours dans l’aéronautique, on se souvient de l’atterrissage très hasardeux sur l’aéroport de Hambourg (Allemagne) dans des conditions extrêmes : atterrissage par vents contraires.
La vidéo rend très bien le problème.
Comment est-ce qu’une telle erreur d’appréciation était possible ? Les procédures d’atterrissage sont
pourtant bien définies dans les manuels destinés à l’équipe de pilotage, non ?
Et bien voilà ce que dit le rapport d’accident :
Eliminer l’ingénieur du processus de documentation ?
Que nenni ! Absolument pas…
Le rédacteur technique sait très bien s’intégrer dans une équipe et, en particulier, coopérer avec l’ingénieur … pour le bien de la documentation produite !
Au moment de la validation de la documentation, c’est bien entendu l’ingénieur qui relit le document avant publication.
Et c’est comme cela, cher recruteur, que l’on obtient une documentation de qualité, ne vous en déplaise !
Nous, rédacteurs techniques professionnels, savons composer une documentation utile et utilisable.
Vous, recruteurs, il serait vraiment temps que vous révisiez vos a priori sur le métier et preniez le soin de vous informer :