La gestion de contenu – A quel prix ?

 

Dans son article « Content Management – what are the real cost savings », DITA_Migration_Oiseaux

JoAnn Hackos pose le problème : vous avez obtenu l’accord du management pour une migration vers DITA. Votre Business case a démontré les économies potentielles.

 

Les coûts de la migration

DITA_Costs  Le challenge, maintenant, est de bien suivre la migration et les coûts :  pas question de laisser dériver les marges, sans  pouvoir suivre l’évolution des bénéfices.

 Quatre niveaux d’économies vous fourniront un cadre.

 Il s’agit de 4 pistes à suivre pour évaluer vos réductions de coûts.

Niveau 1 – Réduction des coûts de publication

Au niveau de la publication, on englobe l’édition sous différents formats : pdf, aide-en-ligne, sur mobile, page web, etc. et la publication en plusieurs langues.

 

En effet, les coûts de PAO peuvent fortement influer sur le coût final : pensez, par exemple, au formatage en Coût des illustrationsplusieurs langues. N’oubliez pas, non plus, d’inclure le coût du traitement des illustrations  lorsque vous devez les retravailler pour cause d’inclusions de texte. Oui, c’est très joli… Mais ça représente alors jusqu’à 50 % du coût de la traduction …

 

L’argent gaspillé en formatage !…

Basez la réduction de coûts sur la diminution du temps passé par les rédacteurs à mettre en page le document  avant de migrer vers DITA :  faites une analyse sérieuse et détaillée du temps passé à formatter votre texte.

  • Incluez le coût d’acquisition du ou des logiciels de mise en page
  • Ajoutez le coût de mise en page des traduc tions
  • Chiffrez les gains obtenus par l’automatisation des traductions de légendes et l’inclusion de textes dans les illustrations
  • Ne manquez pas d’inclure les coûts d’acquisition de nouveaux logicielx et du temps passé par votre équipe de rédaction à se familiariser avec  ce nouveau produit.

 

Niveau 2 – La stratégie de ré-utilisation

Il ne s’agit pas simplement d’éliminer les contenus redondants, mais d’avoir une vue plus large sur la stratégie de contenus qui nécessite des changements de processus. Les nouveaux outils ne forcent pas à améliorer les pratiques !

A la base, il faut inclure le stockage du contenu « standard », tel que la page de titre, les avertissements –s’ils sont vraiment nécessaires-, et les types d’instructions standard  dans des fichiers aisément accessibles.

ContentReuseCeci augmente la cohérence de la documentation, mais permet aussi de réduire les coûts de traduction : on ne traduit qu’une fois, alors que l’on peut ré-utiliser à l’infini.

Répétez, répétez… il en reste quelque chose !

Avec DITA, vous pouvez éliminer tout type de redondance et bien gérer les publications conditionnelles.

La bonne méthode consiste à créer des modèles de topics de base qui, reliés à un choix de variations, vous permettront d’éliminer le copier-coller et de réduire la prolifération  de quasi-duplications (vous savez, lorsque l’on dit et répète la même chose, à une expression près… Est-ce que cela intéresse vraiment votre utilisateur final ?)

 

Niveau 3 – Développer votre stratégie

Vous pouvez maintenant développer votre stratégie :

–         suivez les  » best practices »  en rédaction  en utilisant le modèle de rédaction structurée et en développant un environnement de rédaction collaborative et dûment planifiée.

Sans modèles ni guide rédactionnel, vous ouvrez la porte aux irrégularités.

Vous devez également nommer un « information architect » qui sera chargé de la mise à jour du modèle JoAnn_Speakingde rédaction  et constamment à la recherche d’améliorations, en recherchant les véritables attentes des clients et en proposant de meilleures options plus ciblées ‘utilisateurs’.

 

Cet ‘information architect’   sera également chargé  de suivre la productivité de l’équipe rédactionnelle. Il s’agit de suivre le temps passé à créer des topics, créer un outil de calcul d’interdépendances pour permettre d’évaluer les différences entre les topics , vous pouvez répertorier les amélioration de productivité sur la durée et par type de projet.

Vous pouvez également ajouter les chiffres concernant le nombre de mots utilisés  (et la diminution) en particulier grâce au minimalisme  et à la  normalisation . Cela vous permettra de fournir des chiffres éloquents à votre management.

 

 

 Niveau 4  – Le minimalisme

En appliquant les règles du minimalisme, on obtient une réduction de contenu parce que  le rédacteur se focalise sur les vrais besoins de l’utilisateur. Par là-même, il  élimine le contenu que les utilisateurs ne vont jamais utiliser.

Par exemple, une entreprise s’est fixée, comme objectif pour 2013, de réduire le nombre de topics de 50 %. A l’opposé, en conservant toute cette masse d’information, on oblige l’utilisateur à perdre du temps à chercher l’information pertinente, noyée dans la masse.

…et la révision / relecture

RedactriceInquietePensez également au temps passé à réviser/relire le contenu : avec vos topics, vous ne faites pas relire le texte plusieurs fois : une seule fois suffit.

Une fois que le topic est approuvé, il peut être réutilisé sans nécessiter de relecture !

Prenez donc le temps d’évaluer et mesurer votre activité (l’évolution du projet). Cela augmentera, de manière décisive, votre CREDIBILITE !

 

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